Dokumentation des EnMS
EINE SYSTEMATISCHE DOKUMENTATION DES ENERGIEMANAGEMENTS ERMÖGLICHT EINE GEZIELTE ANALYSE UND ÜBERWACHUNG DER ENERGIEVERBRÄUCHE IM UNTERNEHMEN
Eine gründliche Erfassung von Energieverbräuchen, -kosten und -emissionen bildet eine grundlegende Basis zur Steigerung der Energieeffizienz und zur Senkung von CO2-Emissionen. Zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und Normen ist es ratsam, dass Unternehmen ihre Dokumentation im Energiemanagement in regelmäßigen Abständen überprüfen und aktualisieren.
Dokumentationspraktiken für ein Energiemanagement-System
Dokumentation des EnMS
Zusätzlich zum eigentlichen Energiemanagementhandbuch sollten aus der umfassenden Dokumentation (einschließlich aller Anhänge und ergänzenden Dokumente) die Verbindungen zwischen den energetisch relevanten Abläufen, Prozessen und den bereits bestehenden Richtlinien und Verfahren klar erkennbar sein.
Es muss für den Benutzer des Handbuchs deutlich sein, wo er detaillierte Informationen zu den einzelnen Bestandteilen des EnMS im Unternehmen finden kann.
Oftmals werden bereits vorhandene Handbücher im Unternehmen zur Ergänzung der Energiemanagementunterlagen herangezogen. Die Aufrechterhaltung der entsprechenden Verweise auf dem neuesten Stand ist zwar nicht immer einfach, erfordert jedoch indirekt eine interne Kommunikation hinsichtlich der Aktualität.
Neben dem Handbuch werden üblicherweise weitere einzelne Dokumente zur Verfügung gestellt bzw. erarbeitet. Diese sind hauptsächlich folgende:
Normelemente,
Die Energiepolitik und die Energieziele (strategisch, operativ),
Wesentliche Energieaspekte (Überprüfungsergebnisse etc.),
Arbeitsanweisungen,
Prozessbeschreibungen,
Prozessabläufe,
Organisationspläne (Schulungsplan, Kommunikationsplan, Auditplan etc.),
Aufzeichnungen,
Technische Dokumentationen,
Checklisten,
Formulare.
Dafür können verschiedene Entscheidungskriterien herangezogen werden:
Welche Konsequenzen eintreten, wenn Sie das Verfahren nicht dokumentieren
Inwieweit Sie gesetzliche und andere Anforderungen nachweisen müssen
Wie notwendig es ist, bestimmte Aktivitäten hinsichtlich ihrer Durchführbarkeit
Sicherzustellen (energetische Relevanz)
Inwieweit eine Dokumentation vorteilhaft für die Umsetzung des Energiemnagementsystems ist (auch hinsichtlich Pflege und Revision)
Inwieweit eine Reproduzierbarkeit und Rückverfolgbarkeit notwendig ist
Welche Dokumentation zwingend als Anforderung aus der DIN EN ISO 510001 heraus zu erstellen ist.
Die Verfahren werden zwischen der Leitung und dem Energiemanager spezifiziert, der obersten Leitung vorgelegt und nach deren Zustimmung freigegeben.
Effiziente Verwaltung und Pflege der Unterlagen
| Für die Dokumente verantw. Fachbereich | Kapitel | Bezeichnung / Dateiname | Aufbewahru- ngsdauer [a] | Revisionsstand | Leitung | Zertifizierer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1,2 bis 3 | Anwendungsbereich / Normative Verweise / Begriffe | 5 | 0 | X | X | |
| 4 | Qualitätsmanagementsystem | 5 | 0 | |||
| PA | 423 Lenkung von Dokumenten | 5 | 0 | X | X | |
| AA | 423 Erstellung von Dokumenten | 5 | 0 | X | X | |
| FB | 424 Liste der Dokumente | 5 | 0 | |||
| 5 | Verantwortung der Leitung | 5 | 0 | |||
| FB | 510/530 Verpflichtung der Leitung / Qualitätspolitik | 5 | 0 | X | X | |
| FB | 510/530 Organisationsdiagramm | 5 | 0 | |||
| FB | 551 Verantwortungen Befugnisse und Schulungsbedarf | 5 | 0 | |||
| FB | 553 Protokoll Besprechung | 5 | 0 | |||
| FB | 560 Managementbewertung | 5 | 0 | |||
| 6 | Management von Ressourcen | 5 | 0 | |||
| PA | 620 Schulung intern | 5 | 0 | |||
| FB | 620 Stellen und Funktionsbeschreibung | 5 | 0 | |||
| FB | 620 Schweigepflicht | 5 | 0 | |||
| FB | 630 Checkliste Begehung (externer Dienstleister) | 5 | 0 | |||
| 7 | Produkt- und Dienstleistungsrealisierung | 5 | 0 | |||
| FB | 710 Prozesslandschaft | 5 | 0 | |||
| PA | 741 Beschaffung | 5 | 0 | |||
| AA | 751 Beratungsanweisungen | 5 | 0 | |||
| AA | 751 Defekturen Rezepturen | 5 | 0 | |||
| PA | 751 Allgemeine Warenabgabe | 5 | 0 | |||
| PA | 751 BTM-Belieferung | 5 | 0 | |||
| PA | 755 Verpacken / Versand | 5 | 0 | |||
| FB | 760 Prüfgerätekarte | 5 | 0 | |||
| FB | 760 Prüfmitteldatei | 5 | 0 | |||
| 8 | Messung, Analyse und Verbesserungen | 5 | 0 | |||
| PA | 821 Kundenzufriedenheit | 5 | 0 | |||
| FB | 821 Kundenzufriedenheit | 5 | 0 | |||
| PA | 822 Internes Audi | 5 | 0 | |||
| FB | 822 Auditabweichung | 5 | 0 | |||
| FB | 822 Auditchecklisten | 5 | 0 | |||
| FB | 822 Auditplan | 5 | 0 | |||
| FB | 824 Protokoll Defektur | 5 | 0 | |||
| PA | 830 Lenkung von Fehlern | 5 | 0 |
Prozess zur Dokumentenprüfung und Archivierung
Dokumentenlenkung im Energiemanagementprozess
Ablauf zur Erstellung, Prüfung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten mit Fokus auf Gültigkeit und Schulungsbedarf.
Angesichts der großen Menge an Dokumenten, von denen das obige Diagramm nur einen kleinen Ausschnitt darstellt, ist es unbedingt notwendig, jegliche ungeordnete Ausbreitung zu vermeiden.
Daher müssen die Richtlinien des Dokumentenmanagements konsequent angewandt werden.
Die folgende Abbildung dient als Leitfaden für eine einheitliche Herangehensweise.
Bei der Erstellung des Energiemanagement-Handbuchs bietet es sich an, anhand von Beispielen und unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen des Unternehmens sowie gegebenenfalls externer Unterstützung eine Struktur für das Handbuch zu entwickeln. Das nachfolgende Bild veranschaulicht einen Ausschnitt aus einem solchen Strukturkonzept.
Die Dokumente sollten in den meisten Fällen als Anhänge an den entsprechenden Stellen aufgeführt werden. Alle weiterführenden Unterlagen sind im Verzeichnis unterhalb des jeweiligen Anhangs aufgeführt.
Auf diese Weise entsteht ein kohärentes Handbuch, das sowohl innerhalb als auch außerhalb der verschiedenen Unternehmensbereiche Gültigkeit hat. Vom Management aus gesehen wird es von oben nach unten immer spezifischer und dient schließlich dem operativen Bereich als Handlungsrichtlinie oder -hilfe.
Struktur eines Energiemanagement-Handbuchs
| Struktur eines Energiemanagement-Handbuches (ein idealtypischer Vorschlag) | Anlagen zur Untersetzung des Handbuches (beispielhaft) | vorh. | liegt weitgehend vor | Vorschlag/ Beispiel | Abfedern Von Externen | bearbeiten ggf. anpassen | weitere Bearbeitung noch besprechen | fertiggestellt, arbeitsbereit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Einführung | ||||||||
| 2.1 Aufgaben und Definition | 451 Organigramm | |||||||
| 2.2 Anforderungen an das Energiemanagement system | Prämissen (Erläuterung) | X | X | X | ||||
| 2.2.1 Das Modell des EmMS | Schema (Erläuterung) | |||||||
| 2.2.2 Der PDCA- Ansatz | Verfahrensanweisung der Handhabung | |||||||
| 3 Das Management nimmt seine Verantwortung wahr | ||||||||
| 3.1 Oberste Leitung | Anlage 1 Selbstverpflichtung der Leitung / Energiepolitik" | |||||||
| 3.2 Der Energiebeauftragte des Managements (Energiemanager) | Anlage 2 Stellenbeschreibung des Energiemanagers | X | X | |||||
| 451) Zuständigkeiten (Geschäftsverteilungsplan) | ||||||||
| 4 Energieplanung | 446 Energieziele | |||||||
| 3.1 Allgemeines | Anlage 3 Prozess Energieplanung. | X | X | |||||
| 3.2 Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen | Anlage 5 Prozess Rechtssicherheit.ppt | X | X | |||||
| Anlage 4 Formblatt "Liste der Normen, Gesetze und | X | X | ||||||
| 3.3 Energetische Bewertung | Anlage 30 Monitoring - Strom | X | X | |||||
| Anlage 31 Monitoring - Erdgas | X | X | ||||||
| Anlage 32 Monitoring - Wasser | X | X | ||||||
| Anlage 33 Monitoring - (RHS) | X | X | ||||||
| Restricted. Hazardous and Relevant Substances, Genehmigungsbescheid | X | X | ||||||
| Abwasserbehandlung | X | X | ||||||
| Anhang 1 "Checkliste Energieaspekte" | X | X | ||||||
| Anhang 4 Bewertung Energieaspekte" | X | X | ||||||
| 3.4 Energetische Ausgangsbasis (Baseline) | 451 Liste der Anlagen und Maschinen | X | X | |||||
| Anhang 5 Baseline - Beispiel | ||||||||
| 3.5 Energieleistungskennzahlen (EnPIs) | Anhang 2 Energiekennzahlen-Beispiel | X | X | |||||
| 3.6 Strategische und operative Energie ziele. Aktionspläne | Anhang 6 Aktionsplan | X | X | |||||
| 5 Einführung und praktische Umsetzung | ||||||||
| 4.1 Allgemeines | ||||||||
| 4.2 Fähigkeiten, Schulungen. Bewußtsein Anlagen | 452 Schulungs-/ Ausbildungsplan | |||||||
| 452 Fähigkeit, Schulung und Bewusstsein | ||||||||
| 452 Unterweisungsprotokoll | ||||||||
Management-Ebenen im Überblick
Ebenen der Entscheidungsfindung
Pyramide zeigt strategische, taktische und operative Ebenen für klare Entscheidungs- und Prozessstrukturen.
Innerhalb des Energiemanagements liegt der Fokus trotz der dokumentarischen Anforderungen, die vor allem aus der Norm resultieren, vor allem auf der Steigerung der Energieeffizienz. Die Absicht besteht nicht darin, ein aufgeblähtes Dokumentenlenkungssystem zu implementieren. Die vorrangige Zielsetzung bleibt stets die Erreichung von Energieeffizienz im Einklang mit Umweltaspekten. Das erwähnte System dient lediglich als hilfreiches Werkzeug oder Muss.
Dennoch soll man einen Prozess aufbauen, der sicherstellt, dass die aus der Norm heraus ge-forderten Dokumente
eindeutig identifiziert werden können,
regelmäßig und bei Bedarf überarbeitet werden,
freigegeben werden,
aktuell sind,
zur Verfügung stehen,
einen anweisenden und ausführbaren Inhalt haben,
veraltete Dokumente klar erkennbar sind (Kennzeichnung des Revisionsstands) sowie
veraltete Dokumente archiviert resp. vernichtet werden.