Zertifizierung von Energiemanagementsystemen

Die Zertifizierungsorganisation ist dazu verpflichtet, sämtliche Informationen, die im Rahmen der Zertifizierung vom zu überprüfenden Unternehmen zugänglich gemacht werden, streng vertraulich zu behandeln. Diese Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Zertifizierung genutzt und ausgewertet werden. Dies gilt gleichermaßen für sämtliche Unterlagen, die nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Die Zertifizierungsorganisation kann unter bestimmten Umständen nur mit Zustimmung des Auftraggebers von ihrer Vertraulichkeitspflicht entbunden werden.

Neben der Zertifizierungsorganisation hat auch der Auftraggeber im Rahmen der Zertifizierung seine Pflichten zu erfüllen. So ist er verpflichtet, dem Zertifizierungsunternehmen noch vor dem Zertifizierungsaudit alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Das können u.a. nach-folgende Dokumente sein

• Energiemanagement-Handbuch,

• Organisationsstruktur des Unternehmens,

• Prozesslandschaft des Unternehmens,

• Übersicht über rechtliche und andere Anforderungen und Maßnahmen zu deren Einhaltung

• weitere Unterlagen zur Dokumentation des EnMS.

Nicht nur bei der ersten Zertifizierung, sondern auch vor jedem Überwachungsaudit muss der Auftraggeber seine Unterlagen zur Verfügung stellen. Dabei sind durchgeführte Änderungen entsprechend zu kennzeichnen und mitzuteilen.

Zusätzlich dazu muss das geprüfte Unternehmen dem Auditorenteam Einblick in die Aufzeichnungen gewähren, die vom Anwendungsbereich des EnMS betroffen sind. Während des Audits sollten die Auditoren Zugang zu den betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern im Unternehmen erhalten. Der Auftraggeber sollte außerdem einen oder mehrere Auditbeauftragte benennen. Diese unterstützen das Auditorenteam und fungieren als Ansprechpartner für das Unternehmen.

Nach erfolgreichem Abschluss des Zertifizierungsaudits und Erteilung des Zertifikats ist das zertifizierte Unternehmen dazu verpflichtet, dem Zertifizierer während der Vertragslaufzeit sämtliche Änderungen mitzuteilen, die wesentliche Auswirkungen auf das EnMS haben.

• des EnMS,

• der Unternehmensstruktur und

• der Organisation.

Das EnMS-Zertifikat zeigt klar, für welche Abteilungen oder Bereiche des Unternehmens es gilt. Das ausgegebene Zertifikat kann vom zertifizierten Unternehmen zu geschäftlichen Zwecken genutzt werden, zum Beispiel im Rahmen des Marketings. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Zertifizierungszeichen für Ihr EnMS nur in Verbindung mit dem Firmennamen und/oder -logo verwendet werden darf. Es ist nicht gestattet, das Zertifizierungszeichen mit Ihren Produkten zu verknüpfen.

Im Anschluss ist der grundlegende Verlauf eines solchen Zertifizierungsprozesses dargestellt.

Vor der Zertifizierung kann das Unternehmen eine Vorprüfung durch die Zertifizierungsgesellschaft durchführen lassen. Diese Prüfung kann auf Anfrage unabhängig vom eigentlichen Zertifizierungsprozess beauftragt werden oder in Eigenregie erfolgen. Es besteht keine Verpflichtung zur Durchführung einer Vorprüfung.

Im Rahmen dieser Vorprüfung beurteilt ein Auditor oder eine Auditorin den Umfang, in dem das Unternehmen bereits die Anforderungen der DIN EN ISO 50001 umgesetzt hat. Es wird ermittelt, wo noch Schwachstellen bestehen und welche Maßnahmen erforderlich sind, um das System auf Zertifizierungsreife zu bringen.

Dies umfasst nicht nur die Überprüfung von Dokumenten, sondern auch eine Vor-Ort-Inspektion. Die Ergebnisse werden in einem schriftlichen Bericht zusammengefasst, der eine grundlegende Aussage zur Zertifizierungsreife des aktuellen Zustands trifft.

Die Leistungen, die im Rahmen der Vorprüfung erbracht werden, können jedoch nicht auf den Zertifizierungsprozess angerechnet werden, da es sich um eine optionale zusätzliche Maßnahme handelt, wie bereits erwähnt.

Die Durchführung des Zertifizierungsaudits wird durch den Auditor mit dem zu auditierenden Un-ternehmen abgestimmt und in einen Auditplan überführt.

• Art des Audits,

• Revisionsstand der Managementdokumentation,

• Beauftragtem des Unternehmens,

• Namen der Auditoren,

• Beginn und Ende des Audits (je Audittag),

• Termine, Zeitpunkte, Orte, an denen auditiert wird, Pausen,

• Namen der Begleitpersonen,

• Auditierte Prozesse.

Bei der Planung des Audits wird grundlegend davon ausgegangen, dass ein Audittag aus acht Stunden (ohne Pausen) besteht und innerhalb eines Audits die Auditdauer einmalig auf zehn Stunden (1,25 Tage) erhöht werden kann.

• Stufe-1-Audit

• Stufe-2-Audit.

Bei der erstmaligen Zertifizierung des EnMS sind beide Stufen des Zertifizierungsprozesses durchzuführen. Gleiches kann auch bei der Rezertifizierung, also im Wiederholungsaudit, erforderlich sein, insbesondere wenn bedeutende Änderungen im EnMS, in der Dokumentation oder im zertifizierten Unternehmen aufgetreten sind.

• Einführungsgespräch inklusive Darstellung der Auditzielsetzung, des Auditablaufs und der Auditdokumentation,

• Überprüfung der Auftragsdaten (Mitarbeiteranzahl des Unternehmens, Sektor (industriell/nicht industriell), Geltungsbereich, …),

• Überprüfung der Managementdokumentation,

• Bewertung des Status der Umsetzung der Anforderungen aus der DIN EN ISO 50001,

• Überprüfung der Planung und Planbearbeitung der internen Audits,

• Überprüfung von Durchführung und Form der Management Reviews,

• Beurteilung der Bereitschaft des Unternehmens zum Stufe-2-Audit

• Inklusive der Erstellung des Auditplans für das Stufe-2-Audit.

Das Ziel des Stufe-2-Audits besteht darin, die Effektivität des implementierten EnMS zu bewerten. Dabei werden sowohl der Anwendungsbereich als auch die Anforderungen der DIN EN ISO 50001 berücksichtigt. Während dieses Audits werden Vor-Ort-Überprüfungen durchgeführt, um das EnMS anhand der tatsächlichen Anwendung der eingeführten Systemkomponenten zu beurteilen.

• Das EnMS als solches,

• Informationen und Nachweise der Normkonformität,

• Leistungsüberwachung, -messung, -auswertung und -überprüfung bezüglich der Energieziele,

• Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben,

• Funktionsfähige Prozessteuerung,

• Interne Auditierung,

• Management Reviews,

• Verantwortung des Managements.

Der Auditprozess beginnt mit einer Einführungssitzung, in der die Teilnehmer des Audits vorgestellt und miteinander bekannt gemacht werden. Zusätzlich wird der Ablauf des Audits erläutert und der detaillierte Auditplan besprochen. In dieser Phase wird auch erneut die Rolle der Auditoren verdeutlicht, die dafür zuständig sind, die praktische Umsetzung der im Energiemanagementsystem festgelegten Verfahren und Prozesse zu überprüfen und hinsichtlich der Einhaltung der normativen Anforderungen zu bewerten. Um diese Bewertung durchzuführen, werden Mitarbeiter interviewt und relevante Systemdokumente, Aufzeichnungen sowie andere Unterlagen überprüft. Der Auditor dokumentiert den Ablauf des Audits und notiert, welche Dokumente (einschließlich ihrer Revisionsstände) eingesehen wurden.

Nach Beendigung des Audits findet ein Abschlussgespräch mit dem Auftraggeber statt, in dem das Ergebnis des Audits besprochen wird. Danach wird das Ergebnis schriftlich in einem Auditbericht festgehalten und dem Unternehmen übergeben.

Etwaige festgestellte Abweichungen im Zuge des Audits werden ebenfalls protokolliert. Abhängig von der Notwendigkeit können solche Abweichungen zu einer Nachauditierung oder erneuten Dokumentationsprüfung führen. Die Entscheidung darüber, ob ein Nachaudit notwendig ist und in welchem Ausmaß, liegt beim verantwortlichen Auditleiter.

• Eine oder mehrere Normanforderungen aus der DIN EN ISO 50001 nicht erfüllt sind,

• Oder objektive Nachweise Zweifel an der Einhaltung der Energiepolitik aufkommen lassen.

Für jede festgestellte Abweichung müssen Ursachenanalysen durchgeführt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Diese Korrekturmaßnahmen müssen ebenfalls dokumentiert werden, um im Rahmen eines Nachaudits von einem Auditor oder einer Auditorin überprüft und bestätigt werden zu können.

Nach erfolgreichem Abschluss des Vor-Ort-Audits wird der Auditor im positiven Szenario die Zertifizierung des Energiemanagementsystems empfehlen. Wenn auch die Prüfung der Zertifizierungsdokumentation positiv verläuft, wird die Zertifizierungsstelle das Zertifikat ausstellen. Die Erstellung dieses Zertifikats setzt voraus, dass sämtliche festgestellten Abweichungen behoben wurden. Im Allgemeinen beträgt die Gültigkeitsdauer eines EnMS-Zertifikats drei Jahre. Die Voraussetzung hierfür ist, dass im zertifizierten Unternehmen innerhalb bestimmter Zeitintervalle regelmäßige Überwachungsaudits durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Zertifikats ist eine Rezertifizierung im Rahmen eines Wiederholungsaudits erforderlich.

Im Verlauf des Zertifizierungsprozesses sind planmäßige Überwachungsaudits während der Geltungsdauer des Zertifikats vorgesehen. Ihr Ziel ist es, die wesentlichen Anforderungen der DIN EN ISO 50001 in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Zertifikat ordnungsgemäß genutzt wird. Zusätzlich dazu beinhaltet die Durchführung dieser Überwachungsaudits eine Bewertung der Effektivität der Korrekturmaßnahmen in Bezug auf Abweichungen aus vorherigen Audits.

• Überprüfung der internen Audits und des Management Reviews,

• Bewertung der Korrekturmaßnahmen zu Abweichungen vorangegangener Audits,

• Überprüfung der Wirksamkeit des EnMS bezüglich des Erreichens der Energieziele,

• Bewertung des Fortschritts der geplanten Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung,

• Überprüfung der Prozesssteuerung auf Kontinuität und Funktionsfähigkeit,

• Bewertung der Änderungen und Anpassungen,

• Nutzung von Zeichen (Logos) und anderen Bezügen zur Zertifizierung.

Auch das Überwachungsaudit wird mit einem schriftlichen Auditbericht abgeschlossen, der dem Unternehmen übergeben wird.

Das Rezertifizierungsaudit bildet die wesentliche Grundlage für die Verlängerung eines bestehenden EnMS-Zertifikats. Im Rahmen dieses Audits wird erneut die Effektivität des gesamten EnMS überprüft. Das Rezertifizierungsaudit entspricht in etwa dem Stufe-2-Audit.

• die Wirksamkeit des EnMS in seiner Gesamtheit unter Berücksichtigung

  - interner

  - und externer Veränderungen,

• die fortgesetzte Bedeutung und Anwendbarkeit des EnMS innerhalb des Geltungsbereichs des Zertifikats,

• die Auditierung aller Normanforderungen,

• die Darlegung der Verpflichtung zur Aufrechterhaltung der Wirksamkeit des Energiemanage-mentsystems,

• die Darlegung der Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems,

• die Prüfung, inwieweit das EnMS zur Umsetzung der Energiepolitik und zum Erreichen der Energieziele beiträgt.